Il trasloco dell’ufficio, come quello di una casa, deve essere organizzato in ogni particolare. Smontare e ricollocare in un nuovo ambiente un intero luogo di lavoro deve anche essere fatto in tempi brevi per evitare di creare ritardi all’iter lavorativo o addirittura fermare la produzione. Generalmente si predilige affrontare il trasloco dell’ufficio durante il weekend ma attenzione a non sgarrare dalla tabella di marcia, lunedì deve essere già tutto a posto e operativo.

Vediamo cosa fare per risolvere il trasloco dell’ufficio velocemente e senza stress:

• Archivio e cose meno utilizzate. Le prime cose da inscatolare sono quelle che vengono utilizzate saltuariamente o non più consultate, come il vecchio archivio. Prima di procedere ad inscatolare vecchi faldoni conviene valutare se è materiale ancora utile all’ufficio o se, trascorsi i termini di legge, è possibile distruggere qualcosa in modo da alleggerire il nuovo ufficio e facilitare il trasloco. Questa è l’unica operazione che si può anticipare ad ufficio ancora attivo.
• Computer e macchine da ufficio. La difficoltà maggiore per il trasloco dell’ufficio sta nello spostare computer e macchine. Questa operazione deve essere fatta nel più breve tempo possibile al fine di garantire la continuità lavorativa ma con estrema attenzione per la fragilità degli oggetti. Attenzione a ricoprire bene con materiali d’imballaggio specifici, come isolanti e pluriball, le parti più delicate come schermi e porte periferiche. Scollegare i cavi, arrotolarli e fermarli con una fascetta per evitare che si aggroviglino. Meglio non fare una scatola solo con i cavi per evitare di mischiarli tra loro ma imballarli insieme alla macchina d’appartenenza, all’interno dell’involucro o assicurandoli con un nastro adesivo all’esterno.
• Materiali e piccoli accessori da scrivania. Ogni dipendente deve occuparsi del proprio materiale, utilizzando una scatola personale dove poi ritroverà tutto ciò che serve al suo lavoro. Il materiale comune va confezionato a parte, ricordarsi sempre di scrivere il contenuto all’esterno degli imballi.
• Mobili e scrivanie. Se nel nuovo ufficio non sono previsti mobili nuovi ma vanno adattati quelli vecchi saranno le ultime cose da smontare e imballare. Di questo di occuperà la ditta di traslochi, se coinvolta, agli impiegati dell’ufficio il compito di sgomberare tutto per facilitare lo smontaggio.

In ultimo, il trasporto e la sistemazione devono essere eseguiti velocemente. Se per collocare mobili e macchine se ne occuperà chi di competenza, per quanto riguarda le postazioni lavorative saranno a cura di ogni occupante al fine di garantire l’operatività dell’ufficio alle 8.30 di lunedì.

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